Vakantie: voorkom het verlopen van termijnen!

Het is weer vakantietijd. Op kantoor is uw bureau leeg geruimd, uw out of office-reply is ingesteld en tijdens uw vakantie wordt de post voor u in een postboek bewaard. Maar is deze werkwijze wel voldoende? De koffers zijn gepakt, de tickets liggen klaar, de buren geven de plantjes water en halen de post uit de brievenbus. Maar is dit laatste wel voldoende? Ook in de vakantieperiode kunnen bestuursorganen beslissingen nemen die voor u van belang zijn. Als u daar vanwege vakantie te laat op reageert, dan is dat helaas een gemiste kans. Hoe kunt u het overschrijden van termijnen voorkomen?

Termijnen

Voor het maken van bezwaar of het indienen van een zienswijze over genomen of te nemen besluiten wordt doorgaans een termijn van zes weken na bekendmaking gehanteerd. Het is ook mogelijk dat een kortere termijn aan de orde is. Voor het indienen van een zienswijze over een voornemen tot handhavend optreden is het niet ongebruikelijk dat een termijn van twee weken wordt gesteld. Het is dus niet uitgesloten dat als u op vakantie bent, u post ontvangt van de overheid en na thuiskomst blijkt dat een termijn al is verlopen. Als een zienswijze, bezwaar- of beroepschrift te laat wordt ingediend, dan zal dit niet inhoudelijk worden beoordeeld. Het is dus van belang om tijdig in actie te komen.

Strikte hantering

In het bestuursrecht worden de termijnen voor het indienen van een zienswijze, het maken van bezwaar of het instellen van beroep strikt gehanteerd. De reden daarvoor is de rechtszekerheid. Als bijvoorbeeld een vergunning voor een bouwplan is verleend, dan is het voor de vergunninghouder van belang om zeker te weten dat na verloop van de bezwaartermijn met de bouw kan worden gestart. Het is onwenselijk als een overschrijding van die termijn te makkelijk zou worden toegestaan. Voor het overschrijden van wettelijke termijnen moet dan ook een goed en aantoonbaar excuus bestaan, alvorens dit verschoonbaar wordt geacht.

Vakantie geen excuus

Het overschrijden van een termijn omdat men op vakantie was, wordt door de rechter niet als excuus aanvaardt. Volgens vaste jurisprudentie van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (onder meer uitspraak van 27 mei 2009 in zaak nr. 200807026/1/H1) behoort het tot de eigen verantwoordelijkheid van de indiener van een bezwaarschrift om zorg te dragen dat ook in geval van afwezigheid of ziekte wordt voldaan aan de wettelijke vereisten verbonden aan het maken van bezwaar, door bijvoorbeeld een derde in te schakelen. Slechts in zeer uitzonderlijke gevallen, waarin aannemelijk wordt gemaakt dat er geen mogelijkheid was om daarvoor zorg te dragen, kan daarop in verband met het dwingende karakter van de bezwaartermijn een uitzondering worden aanvaard.

In het geval iemand wegens verblijf in het buitenland niet in staat was of kon worden geacht om zelf een bezwaarschrift in te dienen, wordt er door de bestuursrechter dus verlangd dat de vakantieganger iemand inschakelt om zijn zaken waar te nemen.

Waarneming post

Ter voorkoming van het laten verlopen van een termijn gedurende een vakantie, is het dus verstandig om iemand de post uit uw brievenbus te laten halen. Het is dan óók van belang dat de post daadwerkelijk wordt geopend en gelezen. In een uitspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak van 11 januari 2012 (ECLI:NL:RVS:2012:BV0587) was sprake van overschrijding van de bezwaartermijn, ondanks dat de post van de bezwaarmaker werd ontvangen door haar zoon. Tijdens het verblijf van bezwaarmaker in Duitsland heeft de zoon bij ontvangst van een bestuursdwangbesluit de brief ongeopend weggelegd. Volgens de hoogste bestuursrechter was dit onvoldoende aanleiding om van het dwingende karakter van de bezwaartermijn af te wijken. De inhoudelijke argumenten van de bezwaarmaker tegen de toepassing van bestuursdwang werden daarom niet beoordeeld, met uiteindelijk gevolg dat zij de kosten van enkele duizenden euro’s voor de toepassing van de bestuursdwang moest betalen.

Zakelijke post

Bij ondernemingen is het gebruikelijk dat er tijdens de vakantieperiode wel taken worden waargenomen, maar dat inhoudelijke zaken nogal eens worden vooruitgeschoven in afwachting van de verantwoordelijke medewerker, leidinggevende of eigenaar. Ingekomen post wordt op een stapel gelegd of keurig verzameld in een postboek. Ook voor ondernemingen geldt dat de overheid gedurende de vakantieperiode besluiten kan nemen die de onderneming kunnen raken. Vooral bij handhavingskwesties zijn korte termijnen eerder regel dan uitzondering. Hoewel hier geen concrete jurisprudentie over voorhanden is, mag er in een zakelijke omgeving worden verlangd dat voor adequate waarneming van de post – en de inhoud daarvan – wordt zorg gedragen. In het geval besluitvorming per e-mail wordt toegezonden dan mag er mijns inziens niet van worden uitgegaan dat een out of office-reply voldoende is om overschrijding van een termijn verschoonbaar te achten. Ook in dat geval zal de inbox moeten worden waargenomen en kennis worden genomen van overheidsberichten. Zo nodig zal de waarnemer moeten worden gemachtigd om namens de onderneming bezwaar of beroep in te stellen. Uiteraard kan voor dit soort situaties ook op voorhand de handelwijze met de advocaat van de onderneming worden afgestemd.

Publicaties

Besluiten van overheidswege worden niet alleen per post bekend gemaakt, maar kunnen ook worden gepubliceerd. Dit is bijvoorbeeld het geval bij ter inzage legging van een bestemmingsplan of het voornemen tot verlenen van een vergunning. Ook voor deze termijnen geldt dat het de eigen verantwoordelijkheid is om kennis te nemen van de publicatie daarvan en tijdig een zienswijze of bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Publicaties worden tegenwoordig niet alleen via dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen gedaan, maar tevens via het internet. In artikel 2.14, tweede lid Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat besluiten die niet tot één of meer geadresseerden zijn gericht, niet uitsluitend elektronisch bekend mogen worden gemaakt. Dit is anders indien daarop in een wettelijk voorschrift een uitzondering is op gemaakt, bijvoorbeeld in een gemeentelijke verordening (zie de uitspraak van de Rechtbank Gelderland van 2 februari 2017, ECLI:NL:RBGEL:2017:611). Afhankelijk van de omstandigheden kunnen (voorgenomen) besluiten dus uitsluitend in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad worden gedaan, dan wel via het internet, maar het is tevens mogelijk dat het bestuursorgaan beide wijzen van publicatie hanteert.

Schijnzekerheid

Voor publicaties via de digitale weg heeft de overheid zelfs een handige e-mailservice beschikbaar gesteld, waarmee publicaties over de nabije omgeving worden toegezonden. Dit is in beginsel dus een eenvoudige wijze om op vakantie publicaties in de gaten te houden en zo nodig tijdig op besluitvorming te reageren. Men dient zich er echter wel van bewust te zijn dat er slechts sprake is van een service en dat de bestuursrechter inmiddels heeft geoordeeld dat men er niet op mag vertrouwen dat men op de hoogte wordt gehouden van alle relevante besluiten. In een uitspraak van 13 december 2017 oordeelde de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2017:3419) als volgt:

“Anders dan [appellant] heeft gesteld, brengt de enkele omstandigheid dat hij zich heeft aangemeld bij de e-mailservice van www.overheid.nl niet mee dat hij er gerechtvaardigd op mocht vertrouwen dat hij op de hoogte zou worden gehouden van alle voor hem mogelijk relevante besluiten, zoals in dit geval het verlenen van een omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen, in de omgeving van zijn perceel (vergelijk de uitspraak van de Afdeling van 26 november 2014, ECLI:NL:RVS:2014:4238). Bedoelde e-mailservice laat onverlet dat het tot de eigen verantwoordelijkheid van [appellant] behoort om er zorg voor te dragen dat hij op de hoogte geraakt van de voortgang van de aanvraag om vergunning. De gevolgen van zijn keuze om daarbij te vertrouwen op de e-mailservice van www.overheid.nl komen voor zijn risico. De omstandigheid dat er problemen waren met de technische koppeling tussen de gemeentelijke website en www.overheid.nl met als gevolg dat in 2015, onder meer in de periode waarin de door [appellant] bestreden omgevingsvergunning is verleend, gedurende lange tijd besluiten van de deelgemeente niet zijn doorgezet naar www.overheid.nl, maakt dat niet anders.”

De e-mailservice van overheid.nl is dan ook niet meer dan een service: zekerheid kan men er niet aan ontlenen. Ten aanzien van publicaties is het advies dan ook om zekerheidshalve zowel de website van het bestuursorgaan (bijvoorbeeld de gemeentelijke website) als de dag-, nieuws- en huis-aan-huisbladen in de gaten te houden. Tijdens de vakantieperiode is het dus van belang om een derde in te schakelen om dit, gelijk met de mogelijke overheidspost, uit uw brievenbus te halen en kennis te laten nemen van de inhoud.

Voor vragen over termijnen en uw positie in eventuele procedures kunt u terecht bij Lucinda Hoogewerf, advocaat Bestuursrecht.