Hoe richt ik een ondernemingsraad op in 6 stappen?

Je werkt bij een bedrijf dat groeit. Er komen steeds meer collega’s bij. Je zou graag willen mee praten over ondernemingszaken. Heeft het bedrijf meer dan 50 werknemers? Dan is je werkgever verplicht een ondernemingsraad op te zetten. Hoe zorg je er als werknemer voor dat er een ondernemingsraad komt?

Waarom een ondernemingsraad?

De ondernemingsraad is een groep werknemers die alle werknemers in het bedrijf vertegenwoordigt. De ondernemingsraad voert overleg met de directie over alle zaken in de onderneming die van belang zijn voor het personeel. De belangen van de werknemers staan daarbij voorop. De ondernemingsraad heeft ook invloed op zaken die niet direct het personeel raken en wordt geïnformeerd over de algemene gang van zaken binnen het bedrijf.

Een ondernemingsraad is dus van wezenlijk belang om de belangen van het personeel goed te kunnen vertegenwoordigen.

Stappenplan

Zijn er meer collega’s die vinden dat er een ondernemingsraad moet komen? Dan weet je (bijna) zeker dat er voldoende kandidaten zijn om lid te worden van de ondernemingsraad. Volg daarna de volgende stappen:

Stap 1: benader je werkgever

De werkgever is verplicht om een ondernemingsraad in te stellen als de grens van 50 werknemers is gepasseerd. Benader in dat geval dus de werkgever dat  met het verzoek of hij zijn medewerking wil verlenen. Niet alle werkgevers staan gelijk te springen om een ondernemingsraad in te stellen. Ze zijn bang dat de ondernemingsraad te veel macht naar zich toetrekt of dat het lastig is. In bedrijven waar de directie en de ondernemingsraad juist goed met elkaar samenwerken zie je juist dat de ondernemingsraad draagvlak creëert voor het ondernemingsbeleid. Dat draagt bij aan goede besluitvorming en komt het bedrijf ten goede. Werknemers kunnen daarnaast de ondernemingsraad benaderen met hun ideeën. Het instellen van een ondernemingsraad is dus niet alleen in het voordeel van jou als werknemer, maar kan voor jouw werkgever ook van grote waarde zijn.

Stap 2 de voorbereidingscommissie

De voorbereidingscommissie bestaat uit werknemers die al interesse hebben getoond in een ondernemingsraad. De voorbereidingscommissie kan het verkiezingsreglement van de ondernemingsraad voorbereiden. In het verkiezingsreglement worden onderwerpen  geregeld zoals:

  • kandidaatstelling;
  • de verkiezingen voor de ondernemingsraad;
  • de voorziening in tussentijdse vacatures bij de ondernemingsraad en;
  • de werkwijze van de ondernemingsraad.

Het reglement is geen overeenkomst met de werkgever: alleen de ondernemingsraad is er aan gebonden. Afspraken tussen de ondernemingsraad en de werkgever, zoals bijvoorbeeld over het aantal uren voor beraad en het aantal dagen voor scholing en vorming, het eventuele budget van de ondernemingsraad en de gang van zaken bij de overlegvergaderingen horen dus niet in het reglement thuis.

Afspraken met de werkgever over faciliteiten en bevoegdheden kunnen worden vastgelegd in een apart statuut.

Nadat de ondernemingsraad is ingesteld zal er een definitief reglement worden vastgesteld.

Stap 3: informeer het personeel

De volgende stap is je collega’s informeren over de ondernemingsraad. Leg je collega’s uit wat een ondernemingsraad is. Wat doet een ondernemingsraad lid nu eigenlijk? Vraag de directie je hiermee te helpen. Een presentatie werkt vaak beter dan je collega’s schriftelijk informeren. Eventuele vragen kunnen ze in dat geval ook direct aan de voorbereidingscommissie of de directie stellen.

Stap 4: uitschrijven van de verkiezingen

In het voorlopige verkiezingsreglement is geregeld hoe de verkiezingen moeten worden georganiseerd. Indien in het bedrijf leden van vakbonden aanwezig zijn, kan de vakbond een kandidatenlijst indienen. Ook andere werknemers binnen het bedrijf kunnen zich kandidaat stellen voor een positie in de ondernemingsraad.

De verkiezingen vinden plaats bij geheime schriftelijke stemming. Na de verkiezingen maakt de voorbereidingscommissie de uitslag bekend aan de directie en het personeel en eventuele vakbonden die een kandidatenlijst hebben ingediend.

Ook is van belang dat iedereen weet, wie er in de ondernemingsraad zit en welke functies de leden van de ondernemingsraad in het bedrijf uitoefenen. Deze informatie moet dus worden vermeld op een plaats die vrij toegankelijk is voor alle werknemers van het bedrijf, bijvoorbeeld op intranet en / of publicatieborden bij de ingang of in de kantine.

Na de verkiezingen kan de ondernemingsraad worden geïnstalleerd. De zittingsduur van de ondernemingsraad is drie jaar, maar hier kan in het reglement van worden afgeweken.

Stap 5: reglement definitief vaststellen

Als de ondernemingsraad is ingesteld zal het reglement definitief moeten worden vastgesteld. In het reglement worden – naast de regels over de verkiezingen – regels opgenomen over het intern functioneren van de ondernemingsraad. Denk bijvoorbeeld aan:

  • de gevallen waarin de ondernemingsraad bij elkaar komt om zijn taak goed te kunnen uitoefenen;
  • hoe de ondernemingsraad bij elkaar geroepen wordt;
  • het aantal leden dat aanwezig moet zijn om een vergadering te kunnen houden;
  • hoe het stemrecht in de vergaderingen wordt uitgeoefend;
  • de voorziening in het secretariaat;
  • het opmaken en bekend maken van de agenda en notulen van de vergaderingen aan de ondernemingsraad, de werkgever en het overige personeel;

Stap 6: maak afspraken met de werkgever

Om je taken als ondernemingsraad goed te kunnen uitoefenen zal tijd beschikbaar moeten zijn. De leden van de ondernemingsraad hebben het recht om hun werk gedurende een bepaald aantal uren per jaar te onderbreken voor de ondernemingsraad vergaderingen en overleg met derden over zaken waarbij zij als ondernemingsraad lid betrokken zijn.

Maak daarom afspraken met de werkgever over het aantal uren voor beraad en het aantal dagen voor scholing en vorming. Het aantal uur kan niet lager worden vastgesteld dan 60 uur per jaar en het aantal dagen voor scholing niet lager dan 5 dagen per jaar. De wetgever acht dit minimaal noodzakelijk voor het functioneren van een enigszins ervaren ondernemingsraad in een normale bedrijfssituatie.

Deze afspraken kunnen in een statuut tussen de ondernemingsraad en de werkgever worden vastgelegd.

De kosten die nodig zijn om als ondernemingsraad te kunnen functioneren komen voor rekening van het bedrijf. Denk daarbij aan de kosten van de vergaderingen, scholing en vakliteratuur. Maar ook de kosten van het raadplegen van eventuele deskundigen of het opstarten van gerechtelijke procedures (als dat nodig blijkt te zijn) komen voor rekening van het bedrijf.

Eventueel kan de ondernemingsraad met de werkgever een afspraak maken over het jaarlijks toe te kennen budget van de ondernemingsraad zodat zij een geldbedrag naar eigen inzicht kunnen besteden.

Bescherming leden van de ondernemingsraad

Voor een goede uitoefening van de taken van de ondernemingsraad is het van groot belang dat de leden van de ondernemingsraad onafhankelijk van de directie kunnen optreden. Ze moeten niet bang zijn dat er vergeldingsmaatregelen worden genomen. Om die reden is in de wet aanvullende rechtsbescherming opgenomen voor leden van de ondernemingsraad.

De algemene norm luidt dat niemand vanwege zijn werkzaamheden voor de ondernemingsraad mag worden benadeeld. Dit zijn dus ook de werknemers die het initiatief nemen om een ondernemingsraad in te stellen, of zich hebben kandidaat gesteld, maar ook oud leden.

Daarnaast is in het Burgerlijk Wetboek bepaald dat de werkgever de arbeidsovereenkomst van een lid van de ondernemingsraad niet mag opzeggen. Dit opzegverbod geldt ook voor kandidaat leden en voormalig leden (tot twee jaar na aftreden).

In de wet zijn wel een aantal uitzonderingen geformuleerd op het opzegverbod, bijvoorbeeld tijdens de proeftijd, ontslag op staande voet, bedrijfsbeëindiging, het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd, een reorganisatie, of opzegging tijdens faillissement.

Daarnaast kan de kantonrechter worden gevraagd de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Voorwaarde is dat het verzoek tot ontbinding geen verband houdt met omstandigheden waarop een opzegverbod betrekking heeft. Voor ondernemingsraad leden geldt dus dat de reden van het verzoek niet het OR-lidmaatschap mag zijn, of de werkzaamheden voor de ondernemingsraad of daarmee verband houden.

Aan de slag!

De ondernemingsraad en de werkgever zullen zo vaak als nodig overlegvergadering in plannen waarbij de onderwerpen die binnen het bedrijf spelen worden besproken. De ondernemingsraad is bevoegd om voorstellen te doen en standpunten kenbaar te maken. Ook dient de werkgever de ondernemingsraad te betrekken bij belangrijke besluiten en kan het zijn dat de ondernemingsraad daar zelfs een advies- of instemmingsplicht over heeft.

Kortom, aan de ondernemingsraad is een belangrijke taak weggelegd binnen een bedrijf. Wilt u meer weten over het instellen van een ondernemingsraad of wilt uw werkgever hieraan niet meewerken? Neem dan contact op met Voor meer informatie kan contact worden opgenomen met Roelie Conijn advocaat arbeidsrecht bij Van Diepen van der Kroef Advocaten in Alkmaar.