Sinds 1 juli 2016 is een klokkenluidersregeling verplicht bij werkgevers met meer dan 50 man personeel. Voor 1 juli 2016 stelden veel bedrijven vrijwillig een klokkenluidersregeling in om publieke commotie over vermeende onregelmatigheden voor te zijn. Volgens onderzoek van de Tweede Kamer werkte deze zelfregulering in de praktijk niet: meldingen bleven vaak uit, uit angst voor de gevolgen die daaruit konden voortvloeien. Dit heeft uiteindelijk geleid tot de Wet Huis voor klokkenluiders die per 1 juli 2016 in werking is getreden. Alvorens een werkgever een klokkenluidersregeling kan instellen heeft hij instemming nodig van de ondernemingsraad.
Klokkenluidersregeling
De werkgever met meer dan 50 man personeel in dienst is verplicht een procedure vast te stellen voor de wijze waarop binnen de organisatie wordt omgegaan met het melden van een vermoeden van een misstand. In de regeling moet volgens de Wet Huis voor klokkenluiders ten minste zijn opgenomen:
- Op welke manier met de interne melding wordt omgegaan;
- Wanneer er sprake is van een misstand;
- Bij welke functionaris een interne melding gedaan moet worden;
- Dat de werkgever vertrouwelijk met de melding omgaat als de melder aangeeft dat hij dat wil;
- Dat de werknemer een adviseur in vertrouwen mag nemen om advies in te winnen.
De werkgever is verplicht iedereen die bij hem/haar werkt schriftelijk of digitaal te informeren over de hierboven genoemde punten. Hierbij moet door de werkgever ook melding worden gemaakt over de omstandigheden waaronder zij extern melding kunnen doen en over de rechtsbescherming bij een melding.
Instemmingsrecht ondernemingsraad
De ondernemingsraad heeft blijkens artikel 27 lid 1 sub m WOR een instemmingsrecht bij de vaststelling van de klokkenluidersregeling. Dit betekent dat de werkgever de instemming van de ondernemingsraad nodig heeft alvorens hij de procedure kan instellen binnen de organisatie. Indien een klokkenluidersregeling wordt vastgesteld of gewijzigd zonder instemming van de ondernemingsraad is het besluit namelijk potentieel nietig. De ondernemingsraad kan daarvoor tegenover de ondernemer een beroep doen op de nietigheid binnen een maand nadat het besluit is genoemd of uitgevoerd.
Bescherming klokkenluiders
Nadat de werknemer melding heeft gemaakt (intern of extern) mag de werkgever de klokkenluider niet benadelen als gevolg van de melding. Met benadeling dient te worden gedacht aan het nemen van een disciplinaire maatregel, het onthouden van salarisverhoging of promotiekansen of zelfs ontslag. Een werknemer krijgt deze bescherming alleen als hij een vermoeden van een misstand te goeder trouw en naar behoren heeft gemeld. Mocht dit evengoed gebeuren kan hiervoor advies worden gevraagd bij het Huis voor klokkenluiders. Voor de ondernemingsraad dus reden zorgvuldig te werk te gaan bij de instemmingsaanvraag en daarbij de privacyrechtelijke aspecten niet uit het oog te verliezen: denk onder meer aan het sluiten van een bewerkersovereenkomst wanneer externe partijen worden ingeschakeld voor de uitvoering van de klokkenluidersregeling.
Als ondernemingsraad wil je bij het beoordelen van de klokkenluidersregeling ook beoordelen in hoeverre de reikwijdte van de regeling wel aansluit bij de belangen van de organisatie. Naast maatschappelijk belang hebben bedrijven vaak ook eigen gedragsregels en als die worden overschreden wil je dat wellicht ook weten.
Voor zover de klokkenluidersregeling nog niet op de agenda heeft gestaan, is het inmiddels wel zaak dat de ondernemingsraad hier pro actief mee aan de slag gaat en zorgt dat de organisatie niet alleen een regeling instelt omdat het verplicht is, maar dat er daadwerkelijk iets met de meldingen wordt gedaan.
Huis voor klokkenluiders
Het Huis voor klokkenluiders bestaat uit twee afdelingen: de afdeling advies en afdeling onderzoek. Medewerkers kunnen een vermoeden van een misstand melden bij de afdeling onderzoek indien deze vermoedens zijn gebaseerd op redelijke gronden en er een maatschappelijk belang in het geding is. De medewerker zal wel eerst intern melding moeten maken bij de werkgever. In die fase kan de medewerker terecht bij de afdeling advies.
Een medewerker kan vervolgens terecht bij de afdeling onderzoek indien:
- Het eerst doorlopen van een interne procedure in redelijkheid niet kan worden verlangd;
- De interne procedure is gevolgd, maar de organisatie het gemelde vermoeden niet naar behoren heeft behandeld.
Een afgerond onderzoek leidt tot het opstellen en openbaar maken van een onderzoeksrapport.
Conclusie
De klokkenluidersregeling dient geen onderschoven agendapunt te zijn en derhalve zorgvuldig door de ondernemingsraad beoordeeld te worden. Voor zover de werkgever nog geen instemmingsaanvraag heeft gedaan is het zaak dat de ondernemingsraad hier zelf actie op onderneemt en het punt op de agenda met de ondernemer zet.
Waar moet u als ondernemingsraad op letten bij het beoordelen van een instemmingsaanvraag van een klokkenluidersregeling? Wat moet er op grond van de wet geregeld worden en wat zou u als ondernemingsraad nog extra willen regelen? Graag denk ik met u mee over de wensen en mogelijkheden om de klokkenluidersregeling zo goed mogelijk op de agenda te kunnen zetten.
Voor meer informatie kan contact worden opgenomen met Roelie Conijn advocaat arbeidsrecht bij Van Diepen van der Kroef Advocaten in Alkmaar.
