Eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden

Werkkostenregeling is verplicht per 1 januari 2015

In de afgelopen jaren kwam regelmatig in het nieuws dat werkgevers hun bestaande arbeidsvoorwaarden wilden versoberen. Dit vanwege de aanhoudende slechte economische omstandigheden. Het is een manier om op kosten te besparen, zodat arbeidsplaatsen behouden blijven. Aanleiding om de arbeidsvoorwaarden te willen versoberen kan ook zijn de werkkostenregeling. Vanaf 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor alle werkgevers. In de afgelopen jaren konden werkgevers al overstappen naar de nieuwe regeling. In de praktijk betekent het dat het merendeel van de werkgevers pas per 1 januari verplicht zullen overstappen.

Werkkostenregeling

De Werkkostenregeling houdt in hoofdlijnen in dat een werkgever maximaal 1,5% van de totale fiscale loonsom (forfait) mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor haar werknemers. Daarnaast kunnen werkgevers bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken. Deze worden gerichte vrijstellingen genoemd. Het gaat dan om onder meer reiskosten (tot Euro 0,19 cent per kilometer), studiekosten, outplacementkosten, kosten van vakliteratuur, zakelijke verhuiskosten. Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,5% van de fiscale loonsom, dan is de werkgever over het meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd.

Aanpassing van arbeidsvoorwaarden

De Werkkostenregeling is een fiscale regeling met arbeidsrechtelijke aspecten. Het is voor een werkgever een goed moment om kritisch te kijken naar de gevolgen van deze regeling voor de werknemers en voor de arbeidsvoorwaarden. Met invoering van de Werkkostenregeling vervallen niet de huidige afspraken ten aanzien van vrije vergoedingen en verstrekkingen, maar deze kunnen voor werkgever nadelig uitvallen. Het heeft daarom de voorkeur om vóór 1 januari 2015 te anticiperen op de Werkkostenregeling. De invoering van de werkkostenregeling is op zichzelf onvoldoende reden om de arbeidsvoorwaarden te mogen wijzigen. Het kan wel een aanleiding zijn.

Instemming met wijziging

Wanneer zowel werkgever als de werknemer instemt met een wijziging van een arbeidsvoorwaarde is de wijziging een feit. De werkgever moet eerst haar werknemers informeren en uitleg geven over de inhoud van de regeling. De instemming van een werknemer dient te blijken uit een verklaring of gedraging van de werknemer, zoals door een getekende akkoordverklaring of ondertekening voor ontvangst en akkoord van een gewijzigde arbeidsvoorwaardenregeling.

Wijzigingsbeding

Indien in de arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaardenregeling een wijzigingsbeding is opgenomen heeft de werkgever de mogelijkheid om de arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. Veelal is in het wijzigingsbeding opgenomen dat werkgever de arbeidsvoorwaarden mag wijzigen indien hij daarvoor een zwaarwegend belang heeft en het belang van de werkgever in redelijkheid daarvoor dient te wijken. Er dient dus een belangenafweging plaats te vinden. In nieuwe arbeidsovereenkomsten kan een ruim geformuleerd eenzijdig wijzigingsbeding worden opgenomen waarmee het mogelijk is om bijvoorbeeld vrije vergoedingen en verstrekkingen te wijzigen.

Eenzijdig wijzigen (stappenplan)

Wanneer partijen geen wijzigingsbeding hebben opgenomen in de arbeidsovereenkomst en/of arbeidsvoorwaardenregeling kan werkgever onder omstandigheden de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen. In de afgelopen jaren zijn er vele uitspraken geweest waarbij het ging om de vraag of een werkgever in een bepaald geval wel of niet eenzijdig bepaalde arbeidsvoorwaarden zou mogen wijzigen. Hieruit is duidelijk geworden dat bij eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden de volgende stappen van belang zijn:

  • Er dient sprake te zijn van gewijzigde omstandigheden waarin de werkgever aanleiding heeft kunnen vinden voor de wijziging van een bepaalde arbeidsvoorwaarde;
  • Er dient sprake te zijn van een redelijk voorstel van werkgever;
  • De belangen van werkgever en werknemer moeten worden afgewogen. Het belang van werknemer bij het ongewijzigd laten van zijn arbeidsvoorwaarde ten opzichte van het belang van werkgever om de arbeidsvoorwaarde te wijzigen.

Slotsom

Op basis van deze stappen kan beoordeeld worden of een bepaalde arbeidsvoorwaarde wel of niet kan worden gewijzigd. Uit deze stappen valt te herleiden dat van belang is dat de werkgever de nodige zorgvuldigheid in acht neemt. Daarbij geldt dat bij het wijzigen van secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals lease auto, bonus, winstdeling) eerder sprake is van een gerechtvaardigd belang dan bij het wijzigen van primaire arbeidsvoorwaarden (zoals loon). Het is voorts van belang dat de werkgever overleg voert met haar werknemers om het belang duidelijk te maken. Indien binnen de organisatie van werkgever sprake is van een medezeggenschapsraad, zoals ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, geldt dat een belangrijke betekenis wordt toegekend aan het feit of vooraf met hen overleg is gevoerd en mogelijk instemming is verkregen. Voorts kan het zorgvuldig zijn om een afbouwregeling in te voeren. Op die manier heeft de werknemer enige tijd om zich aan te passen aan de nieuwe situatie. Vuistregel is dat hoe zorgvuldiger de werkgever te werk gaat, hoe groter de haalbaarheid van de wijzigingen zijn.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met een advocaat Arbeidsrecht van onze vestiging in Alkmaar op telefoonnummer 072 – 5121300.