Het indienen van niet zakelijke declaraties bij een werkgever is laakbaar

Een bestuurder van een vennootschap heeft vaak een tweeledige relatie met die vennootschap. Naast het feit dat hij tot bestuurder is benoemd en derhalve een statutaire functie uitoefent, is hij ook werknemer van die vennootschap. Dat dit wel eens tot onduidelijke en – daarom – vervelende situaties kan leiden, blijkt uit een recente uitspraak van de rechtbank Arnhem.

Een directeur diende (niet zakelijke) declaraties in bij de vennootschap waarvan hij zelf bestuurder was. Het betrof de meest uiteenlopende declaraties, zoals een bijdrage aan de sponsorloop van zijn dochter, een golfreis naar Schotland met een ‘zakelijke relatie’, een bezoek aan een nachtclub met – aldus de directeur – het nieuwe managementteam en een reisje met zijn echtgenote naar Amerika. Al deze (en andere) declaraties werden door de directeur van de vennootschap steeds goedgekeurd en vervolgens uitbetaald aan diezelfde directeur.

Op enig moment werd de arbeidsovereenkomst tussen de vennootschap en de directeur beëindigd. De vennootschap vorderde vervolgens de betaling terug van de niet zakelijke declaraties bij de directeur. De directeur verweerde zich met de stelling dat de aandeelhouders de declaraties zouden hebben goedgekeurd. Daarnaast was hij van mening dat terugbetaling enkel verplicht zou zijn indien sprake zou zijn van onbehoorlijk bestuur. Omdat hem echter – aldus de directeur – geen persoonlijk ernstig verwijt kon worden gemaakt, zou de vordering van de vennootschap dienen te worden afgewezen.

De rechtbank stelde voorop dat indien de aandeelhouders een declaratie zouden hebben goedgekeurd, de vennootschap niet meer op die goedkeuring terug kan komen, tenzij uit de declaraties en de onderliggende bonnen niet zou kunnen worden afgeleid waarvoor de kosten werkelijk waren gemaakt. Van een goedkeuring van de aandeelhouders bleek echter geen sprake te zijn.

De rechtbank overwoog voorts dat het indienen van een declaratie niet dient te worden beschouwd als een handelen van een bestuurder, maar van een werknemer. Het antwoord op de vraag of sprake was van onbehoorlijk bestuur kon dus onbeantwoord blijven.

In het algemeen geldt dat een werknemer niet aansprakelijk is jegens de werkgever voor schade bij de uitvoering van zijn werk, tenzij de schade een gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer. De rechtbank is van oordeel dat van een ervaren directeur mag worden verwacht dat hij onderscheid maakt tussen zakelijke en niet zakelijke uitgaven en dat hij slechts de zakelijke uitgaven in rekening brengt bij de vennootschap. De rechtbank vervolgt dat het indienen/declareren van uitgaven zonder zakelijk karakter dient te worden beschouwd als een opzettelijk of bewust roekeloos handelen van een werknemer. Dit leidt ertoe dat de schade die de vennootschap hierdoor lijdt, dient te worden vergoed door de werknemer. De directeur had zich bovendien niet als goed werknemer gedragen. Dit alles leidde er uiteindelijk toe dat de directeur alle niet zakelijke declaraties die hij eerst feitelijk (als werknemer) bij zichzelf had ingediend en die hij vervolgens zelf (als bestuurder) had goedgekeurd en uitbetaald, weer aan de vennootschap diende terug te betalen.