U bent ondernemer en hebt een contract nodig. Bijvoorbeeld omdat u werkzaamheden voor iemand gaat verrichten, omdat u een samenwerkingsovereenkomst aangaat of personeel in dienst neemt. U wilt uw afspraken goed vastleggen, maar hoe moet dat nu eigenlijk? Hieronder een aantal tips.
1. Schriftelijk, schriftelijk, schriftelijk
Deze tip zou voor zich moeten spreken, maar regelmatig doen partijen toch nog zaken op basis van mondelinge afspraken en goed vertrouwen. Dat is prima als alles goed gaat, maar een ramp als één van de partijen haar verplichtingen niet nakomt. Zonder schriftelijke overeenkomst is er geen bewijs van wat is afgesproken. Als er geen bewijs is, staat u met lege handen. Een schriftelijke overeenkomst met handtekening van beide partijen is het beste, maar bijvoorbeeld e-mailcorrespondentie tussen partijen over en weer waaruit blijkt wat is afgesproken volstaat ook.
2. Noem de partijen bij de overeenkomst
Ook deze tip lijkt vanzelfsprekend, maar het is belangrijk dat de partijen bij de overeenkomst juist worden vastgelegd. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een bedrijf is ondergebracht in verschillende bv’s, mogelijk zelfs met soortgelijke (handels)namen. Als u een overeenkomst sluit met dit bedrijf, dan kunt u enkel uw contractspartij aanspreken tot nakoming van de overeenkomst en niet bijvoorbeeld een zuster- of moedermaatschappij. Controleer of degene die namens uw contractspartij de overeenkomst tekent ook daartoe bevoegd is. Dat kan via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
3. Neem de bedoelingen van partijen op in het contract
Het is verstandig om in een overeenkomst ook de achtergrond van de overeenkomst op te nemen. Waarom sluiten de partijen dit contract? Wat is hun bedoeling met de overeenkomst? Dat is relevant wanneer een geschil ontstaat dat voor de rechter moet worden uitgevochten. Als de tekst van een overeenkomst niet duidelijk is en een geschil ontstaat over de uitvoering van de overeenkomst, dan gaat de bedoeling van partijen vóór de letterlijke tekst van de overeenkomst.
4. Schrijf de afspraken duidelijk op
Wees duidelijk. Wat spreekt u af? Wat moet partij 1 doen en wat moet partij 2 doen? Wanneer moeten partijen hun verplichtingen nakomen? Wat gebeurt er als iemand de verplichtingen niet nakomt? Wat partijen afspreken, dient te worden opgenomen in de overeenkomst. Dat laatste lijkt vanzelfsprekend, maar niet zelden vergeten partijen bijvoorbeeld in de overeenkomst op te nemen welke sanctie er staat op het niet nakomen van de overeenkomst. Spreekt u bijvoorbeeld ergens geheimhouding voor af? Vergeet dan niet een boetebeding op te nemen. Of verstrekt u een geldlening? Vergeet dan niet op te nemen dat de lening in één keer opeisbaar is als de termijnen niet meer worden terugbetaald.
5. Maak keuzes
Maak keuzes in wat u in de overeenkomst opneemt en wat in bijvoorbeeld de aanvullende algemene voorwaarden. Bent u aannemer en gaat u voor uw klant een woning bouwen? In de aanneemovereenkomst neemt u de specifiek voor het project van belang zijnde zaken op, zoals omvang van het werk, aanneemsom, aanvang en duur van de werkzaamheden, en voor de overige voorwaarden die u altijd hanteert verklaart u uw algemene voorwaarden van toepassing. Maak de overeenkomst niet nodeloos uitgebreid en ingewikkeld. Beperk u in de overeenkomst tot de essentialia van de overeenkomst en regel de rest in uw algemene voorwaarden. Zorg dan wel dat deze op de juiste wijze van toepassing worden verklaard.
6. Schakel tijdig een deskundige in
Wanneer de overeenkomst ziet op eenvoudige en duidelijke afspraken tussen partijen, dan kunt u wellicht volstaan met het zelf opstellen van een contract. Zijn de belangen echter groot en de afspraken ingewikkeld, schakel dan een contractenrechtspecialist in die de overeenkomst voor u kan opstellen of op zijn minst kan controleren. De investering daarvan is relatief klein, zeker gezien de kosten die gemoeid zijn met een gerechtelijke procedure als het contract toch niet goed blijkt.
Hebt u hulp of advies nodig bij het opstellen of controleren van uw contracten of algemene voorwaarden? Neem dan contact op met onze sectie Contractenrecht.
